Əsas səhifə Biznes Biznes məqalələri Şəxsi effektivlik – bütün işlərimizi necə çatdıraq?

Şəxsi effektivlik – bütün işlərimizi necə çatdıraq?

344
Paylaş

Fəxri Ağayev yazır…

XXI əsrdə həyat sürətlənib. Sürətlənməklə bərabər, peşəkar həyatımızda əksər hallarda eyni anda bir neçə işi həll edə bilmək də vacibdir. Buna əlavə olaraq, iş həyatında gündəlik işləri görməklə kifayətlənmək nəinki olmaz,bu həm də təhlükəlidir. Təhlükəlidir o baxımdan ki, gələcək işlərimizə, böyük layihələrimizə, peşəkar inkişafımıza da zaman ayrılmalıdır.

Yuxarıda qeyd edilənlər peşəkar həyatla əlaqəlidir. Mühüm məqam odur ki, peşəkar həyatın sistemləşdirilmədiyi və müəyyən qaydalara görə tərtib edilmədiyi zaman şəxsi həyatımız da artıq keyfiyyətini itirir. Gündəlik fəaliyyətini iş yerində zamanında bitirməyən insan uzun zaman işdə qalmaq, bəzi işləri təcili etmək, həftəsonları işləməyə məcbur qalmaqla bərabər, həm də beynini gərginliklə doldurmuş olur.

Şəxsi həyat mövzusu daha da əhəmiyyətlidir. İdman, sağlamlıq, ailə, mənəvi dünyamıza da həm zaman ayırmaq, həm də bunlara təmiz və qayğısız beyinlə yanaşmalıyıq.

Peşəkar həyatda tanıdığım insanların əksəriyyətinin sağlamlıq, idman, peşəkar inkişaf kimi mövzulara zaman ayırmaqda problemi olur və bunun da səbəbi çox sadədir: zamanım yoxdur.

Əslində, məsələ çox sadədir: gündəlik bəzi kiçik, amma vacib qaydalara riayət ediləndə və bir neçə sadə texnikanın istifadə edilməsi ilə insan gündəlik həyatını kifayət qədər sistemləşdirmiş və rahatlaşdırmış olacaq.

Bu məqaləmdə şəxsi effektivlik baxımından özümün də istifadə etdiyim beş texnika və qaydanı yazıram.

1. Planlama – gündəlk, həftəlik, aylıq. 

İşgüzar insanın beynini düşünün: işlər, görüşlər, iclaslar, zənglər, müzakirələr, problemlər, bitirilməyən layihələr, şəxsi işlər və gözlənilmədən baş verən və diqqəti yayındıran hadisələr. Əlavə olaraq etmək istədiyimiz, amma zaman ayıra bilmədiyimiz işlər: idman, sağlamlıq, xarici dilin öyrənilməsi, peşəkar inkişaf, kitab oxuma. Hər gün axşam iş gününün sonunda “aaax, bunu da etməli idim; filankəsə zəng edəcəkdim; bu layihəni də iki gün sonra bitirməliyəm, amma son bir həftə heç yadıma da düşməyib ki, üzərində işləyim” kimi fikirlərlə beynimiz dolu olur.

Planlar, bizim zaman bölümlərinin xəritəsidir – günün, həftənin, ayın.

Gün ərzində bir insan beş zəng etməlidirsə (hər birində müzakirə ediləcək mövzuları da ayrı bir məsələdir), iki görüş keçirməlidirsə, bir yeni layihə üzərində işləməlidirsə, altı nəfərə tapşırıq verməlidirsə, sabah üçün üç görüş planlaşdırmalıdırsa, üç layihənin bitirilməsini əməkdaşlardan soruşmalıdırsa, bir mövzu üzərində araşdırma aparmalıdırsa – bu qədər fərqli istiqamətlərdə və müxtəlif insanlarla əlaqəli olan məlumatları və işləri beynində tutması mümkün deyil. Bunun üçün də gün planlaşdırılmalıdır.

Nə etməli?

Necə ki sıx meşədə xəritəsiz insan itəcəksə, planı olmayan da işlərin içində eyni şəkildə özünü itirəcək. Planlar, bütün işləri sistemləşdirmə, bir vərəqdə görmə və bu işlər arasında öncəliklərə görə addımlama şansını verir.

Günün planı bir kağız və ya məlumat daşıyıcısı üzərində yazıldığı anda insan rahatlamış olur və artıq işlərini əhəmiyyət dərəcəsinə bölməklə bərabər, axşam evə getmədən öncə verdiyi tapşırıqları da yoxlaya bilir.

Təcrübəm göstərir ki, aylıq planın hazırlanması maksimum bir saat, həftəlik plan 30 dəqiqə, gündəlik plan isə 10 dəqiqə zaman alır. Düşünün: hər gün bizə verilən 1440 dəqiqənin cəmi 10 dəqiqəsini plan qurmağa ayırsaq, geri qalan 1430 dəqiqədə unudulan, nəzərdən qaçan və zaman ayırmadığımız heç nə qalmayacaq.

Planlara ANCAQ peşəkar işlərinizi daxil etməyin – idman, sağlamlıq, peşəkar inkişaf, ailə, dostlarla görüşlər də salınmalıdır.

Minimalizm

Yaşadığımız dövr hər şeyin nəinki çox olduğu dövrdür – ifrat dərəcədə bolluq dövrüdür. Məlumat, reklam, informasiya, əşyalar – bütün bunların içərisində insan ortada durub və arasında onun üçün vacib olanları seçməyə çalışırıq. Şəxsi effektivlik baxımından minimalizm o deməkdir ki, bizim diqqətimizi və enerjimizi alacaq minimum əşyalar və məlumatlar olmalıdır ətrafımızda.

Masanızda, kompüterinizdə, işlədiyiniz otaqda nə qədər az əşya olsa, o qədər sizin üçün enerji idarə edilməsi baxımından faydalıdır.

Bəzən tanıdığım iş adamlarının, üst və orta idarəçilərin masalarında əl qoymaq üçün belə yerin olmadığını görürəm, amma ona o gün və o həftə lazım olacaq 2-5 sənədi tapmaq ciddi zaman itkisidir.

Minimalizm ancaq əşyalarla əlaqəli olmamalıdır – məlumatlara da aid edilməlidir. Sizi məqsədlərinizə aparmayan və onlarla əlaqəli olmayan, sizə mənfi təsir edən və təsiriniz xaricində olan məlumatlarla bağlı da minimaliz vacibdir. Yaşadığımız dövrdə daim informasiya bombardmanına tutuluruq hər tərəfdən və özümüzün müəyyən etdiyimiz ciddi filtrlər olmadığı təqdirdə zamanımızı boşa xərcləmiş oluruq.

Nə etməli? 

Funksional olaraq sizə fayda verməyəcək heç nə kabinetinizdə, masanızda olmasın. İşləyən zaman masanızda qarşınızda ancaq noutbuk və o anda – gündə vacib olan sənədlər olsun. Vizual diqqətinizi yayındıracaq heç nə ətrafınızda olmasın. Həftədə ən az bir gün noutbukunuzu, otağınızı və masanızı təmizləyin. Sizə lazım olmayacaq heç nə ortalıqda qalıb diqqətinizi və fokusunuzu yayındırmamalıdır.

Məlumatlar mövzusunda – peşəkar fəaliyyətiniz və gələcək məqsədlərinizlə əlaqəsi olmayan məlumatlardan uzaq durun. Sadə bir misal: hər gün sizə heç bir şey qazandırmayacaq mətbuatdan ümumi və faydasız məlumatlara 30 dəqiqə xərcləmək yerinə, eyni zaman ərzində 20 səhifə kitab oxusanız, bu, ayda iki kitab deməkdir.

Xeyr

“Xeyr” sözü şəxsi effektivlik baxımından ən mühüm alətlərdən biridir. İş həyatında hər kəslə yaxşı olmaq mümkün deyil – kimə necə, nə zaman və hansı formada dəstək olacağımızı belə doğru planlaşdırmalıyıq və hesablamalıyıq.

Bir həftə ərzində üç nəfərə “xeyr” deyə bilməməyiniz o deməkdir ki, ofisdə qalaraq 4-6 saat daha çox işləməli olacaqsınız = öz işlərinizi çatdırmama ehtimalınız var = işdə gec saatlara qədər qalma = sağlamlıq, idman, peşəkar inkişaf və ailəyə zaman çatdırmama.

Bəzən iş həyatında hər kəslə əlaqələrimizin yaxşı olması üçün “xeyr” deməkdən çəkinirik və ətrafımızdakı insanlar, iş yoldaşlarımız, rəhbərlər bu zəiflikdən istifadə edirlər. Nəticədə, kiminsə məsuliyyətsiz işini siz təmizləməli olursunuz, rəhbərinizin öz rəhbərliyi qarşısında yaxşı görünməsi üçün siz axşamlar qalıb işləyirsiniz.

Sahibkarlar üçün idarəçilik kursumda dediyim cümləni olduğu kimi bura yazıram: “İndiyə qədər hər kəsə “bəli” deyən bir nəfər də uğurlu insan görmədim, amma tanıdığım bütün uğurlu insanlar “xeyr” deyə bilənlərdir”.

Nə etməli?

Sizə fayda verməyəcək, sizdən istifadə etmək istəyən məsuliyyətsiz insanların işlərini üzərinizə götürməyin. Bir çox insan üçün “xeyr” demək nə qədər çətin olsa da, bu vacibdir. Etmək istəmədiyiniz bir işi sadə, qısa, konkret sözlərlə qarşı tərəfə bildirin və belə bir halda özünüzü daxildən günahkar hiss etməyin – manipulyatorlar bundan istifadə edəcək.

“Yanğınlar”a şərait yaratmama

“Yanğın nədir?” Böyük bir layihəni zamanında çatdırmayanda son bir neçə gün ərzində artıq peşəkar yanğın baş verməkdədir. Bu hal bütün vəzifələrdə olan insanlarda sıx müşahidə edilir. Bir ay sonra idarə heyətində, rəhbərlik qarşısında layihənin təqdimatı olacaq. “Bir ay var, çatdıraram – iki həftə bəs edəcək, çatdıraram” deyərək zamanı son ana qədər çatdıranlar 2-3 gün ərzində işi bitirməyə çalışır.

Birinci növbədə bu, gündəlik işlərin keyfiyyətinə təsir edir, çünki insan gündəlik öhdəliklərini artıq tam yerinə yetirmir. İkincisi, bu layihənin keyfiyyətinə təsir edir – bir ay ərzində edilən iş ilə 2-3 gün ərzində həyəcanla tələsik şəkildə edilən iş arasında keyfiyyət və dərinlik baxımından böyük fərq olacaq. Və təbii ki, bu, lazımsız bir stresdir insan üçün.

Nə etməli?

Yanğın vəziyyətlərini olmaması üçün, adətən, bütün uzunmüddətli layihələri bu şəkildə etməyi təklif edirəm:

– Bir ay sonrakı iş üçün ümumi plan hazırlayın və işi mərhələlərə bölün;

– Hər gün, 30 gün ərzində işin bir hissəsini həll edin və buna 15-25  dəqiqə zaman ayırın;

– Hər gün işə təkrar baxanda, mövzunu daha dərin və geniş görmə şansınız olur;

– Son üç günü artıq işin yekunlaşdırılmasına ayırın.

Əslində, bu, çox sadə və hər kəsin bacaracağı yanaşmadır. Məsələ odur ki, hər gün insanın özünü planlı şəkildə bu işləri etməyə məcbur etməsi çətindir.

Həyat demokratikdir və hamımızı dünyaya göz açanda eyni başlama şərtləri ilə təmin edir. Bizə verilən vacib sərmayəni, zamanı biz azalda, artıra və ya uzada bilmərik. Hər birimizə bir gündə 24 saat verilir.

Heç kim bir dəqiqə belə çox almır. Çox insanın daim etdiyi şikayət zaman çatışmazlığıdır – idmana, sağlamlığa, ailəyə, dostlara, inkişafa. Əksər hallarda insanlar özlərini vəziyyətin və şərtlərin qurbanı kimi göstərir və əsas bəhanə “zamanım yoxdur” olur.

Klassik vəziyyət: işlər, layihələr, karyeramızda uğur və uğursuzluqlar bizim tam diqqətimizi alır.  İşdən evə gec saatda yorğun və bəzən də gərgin geri dönən insan ailəsinə zaman ayıra bilmir və ya tam ayırmır. Buna əlavə olaraq sağlamlığına, qidalanması və aktiv həyat tərzində də diqqət etməyən bu insanın səhhətində sıxıntılar başlayır və artaraq davam edir.

Bu da azmış kimi, iş gününü ancaq gündəlik işlərə ayıran bu insanın peşəkar inkişafına zamanı qalmır və bunun əhəmiyyətini anlamasına baxmayaraq, bilik və məlumatlarının yenilənməsinə və gücləndirilməsinə vaxt tapa bilmir.

Həftələr, aylar və illər belə keçir. Hər yeni dövrdə insan özünü təsəlli edir: “Bu layihəni də bitirim, artıq idmana başlayıram”, “Bu ili də tamamlayım, artıq tam zamanım ailəmindir”. Aylar illərə döndükcə, səhhətimizdə problemlər yavaş-yavaş başlayır, işlədiyimiz sahədə hər gün gərgin işləsək də, inkişafımıza zaman qalmır və bir müddət sonra bilik və bacarıqlar baxımından geridə qaldığımızı görürük. Bu da öz növbəsində stresi artırır. Beləliklə, insan, öz karyerasının tələsinə düşür.

Həyat bizə bir dəfə verilir və bizə verilən zamanı lazımsız, qeyri-effekiv işlərə xərcləmək olmaz. Hər kəsə dolu-dolu və hərtərəfli həyat arzu edirəm!